档案室【档案查(借)阅及利用制度】

      为了充分发挥档案为学院工作服务的作用,既方便各部门查阅和利用档案又确保档案的安全完整,特制定本制度。

      1. 各部门到档案室查(借)阅档案,须持本部门出具盖有本部门印章或部门领导签字的写明查(借)阅内容(需借出的还应注明借阅时限)的介绍信方可查(借)阅档案。

      2. 档案原则上不能外借,特殊情况需办理审批手续,并严格限制借出时间。

      3. 学校内部各部门查(借)阅本部门档案,可直接到学院档案室办理查(借)阅手续。跨部门查(借)阅重要档案材料,需经原档案材料形成单位同意,方可办理查(借)阅手续。

      4. 查(借)阅学院党群、行政、科研等部门的机密档案时,须经有关部门负责人同意,报院办主任批准后,方可查(借)阅档案。

      5. 院外单位查(借)阅档案时,需持所在单位介绍信。如需要利用的档案属控制使用的,须经学院分管领导或院办主任及有关部门负责人批准。利用的单位未经有关部门或档案室同意,不得擅自公布档案内容。

      6. 查(借)阅者应对档案的保密、安全和完整负责,不得转借、涂改、圈划、增删、抽页、剪裁、拆卷。如有违犯,按《档案法》有关规定,根据其情节轻重,依法处理。



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